前面提到时间管理是一辈子的事情，所以需要不断地改进，精益求精。来到美国之前我的改进只是停留在书本上面，但是进入强生公司以后我的时间管理改进就突飞猛进了。我在强生公司最大的受益就是公司的培训及导师 (mentoring) 的耳提面命。在与那些导师请教当中我发现他们个个都是时间管理的大师。经过他们的帮助我的时间管理进入了第二个阶段及第三阶段。

 

第二阶段 - 注重效果，增加成就感

 

曾经在一本时间管理的书上读到作者提及他观察到的一个现象：许多人工作很有效率，能者多劳，成为所谓 “Do more with less” 的经典榜样。但是他们还是心有戚戚，总是心里不踏实，总是觉得还不够，。。。于是 “效率相对于效果”的理论就产生了。

 

高效率，就好比千里马或是高性能, 速度快的跑车。但没有保证是不是每一次都能准时到达目的地。工欲善其事必先利其器，是对的。但是使用利器的人也是一个重要的决定因素。

 

高效果，就好比不管他用什么交通工具，他总是准时到达目的地。每次开会他从不迟到，而且经常早到，给与主持会议的人一些帮助。

 

用英文的 Mean vs End 来做比较：高效率注重的是 Mean 方法，性能； 高效果注重的是最终目标 End是否有达成。

 

提到最终目标，每个人的定义是不一样的。在强生公司的第一次上时间管理的课时，我学到 “价值观”这个名词。虽然以前听过，但从来就没有认真想过。在课堂当中有一位经理提出一个简单又很实际的想法：“不做会后悔”。我虽然尝试了一阵子，但还是觉得没有抓住重点。有点像旅游景点的笑话：不去这个名山游玩，会后悔；去了这个名山游玩，更后悔。

 

直到时隔多年第二次上另外一个有关时间管理的课时，我终于开窍了。经过导师的推荐，我去上了那门 “高效人士的七个习惯” 的课。我个人的经验是看书的效果还不是最大， 如果你有机会还是去参加一个三天的培训，会让你有一个脱胎换骨的经历。

 

我在这门课学习到很多东西。其中与时间管理有密切关系的我学习到三件功课：

 

第一， 人生最终目标（人生价值观）可以用一种 “然后呢？” 的方法来引申出来。

 

记得有一次在强生上海的医疗器材培训中心给上海的护士长们上了一节有关时间管理的课。我请大家写下来当时在她们生命中最重要的五件事，然后一件又一件地排除下来。最后那一件就是人生最终目标。有一位护士长她的人生最终目标就是她的儿子进医学院。我开玩笑地说：做你的儿子压力很大呀。她一本正经地说：没有压力就没有动力。后来我问她 “然后呢”？她说然后到华山医院做医生。我又问她然后呢。。。她说然后成为主治医生，然后娶妻生子，然后买房买车，。。。我又问她然后呢？。。。她知道已经上了圈套了，就说没有 “然后”了。。。。其实这个故事并不在乎有没有一个标准答案，在乎的是你的价值观是人云亦云，还是自己认真想过。

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我花了将近三年的时间终于写出来我的人生使命（Life Mission Statement）。然后又从那里延伸出来我愿景，长程目标，中程目标，短程目标，。。。经常回顾，经常修改。后来我的年度计划也由三个增加到十个。后来我的回顾从一年一次，改成一个季度一次， 现在年纪大了，来日无多，改成一个月一次。苟日新，又日新，日日新。

 

第二， 重要性与紧迫性组成的四个工作优先顺序。

 

大家都知道：既重要又很紧迫的肯定是是第一优先，不重要又不紧迫的是第四优先。那么剩下的两个组合，那一个是第二优先，那一个是第三优先呢？这跟你的时间管理是循序渐进还是经常乱了套有很大的关系。这跟人的个性及工作环境也有很大的关系。最好还是去上课，在实际练习当中去体会出来如何决定自己的第二及第三优先。如果这个判断能力培养出来，那么时间管理的基本功也算是练成了。

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在练基本功过程中，我养成了一个自我反省及分析的好习惯。每个星期五下午一点钟，我在工程部的会议室与一个重要的人开会检讨我一星期的工作效果。调整工作的优先顺序。那个重要的人就是我自己。许多人在找不到棋友下棋的时候就会自己一个人下棋。把棋盘转过来转回去，一会儿自己，一会儿对方。这个自我检讨也有一点像那个样子。基本功的练成是需要沉住气，耐着性子，一点一滴地去练。“持之以恒” 是重点。五分钟热度不但影响练功进度，更造成不必要的负面心理作用。

 

星期五下午，大家的心都准备要回家渡周末了，大部分时间会议室都是空着的。强生公司地方大，会议室也很多， 这给了我很大的方便。如果公司会议室不方便，其实也可以利用星期五中午吃饭的时间，自己单独吃饭来跟自己开会检讨。

 

第三，把日计划改从周计划。而且许多工作或是活动的计划要与那个最终目标相结合

 

虽然我有周计划，我还是保持有日计划，但只是不需要花那么多时间就是了。只要微调就可以了。在我被派到国内服务之前，我向两位导师请教他们的时间管理。他们知道我升官了，时间管理的层次也需要提升了。在他们的指导下，我的日计划准备时间由当天的清早改成为前一天下班的时候。细节方面，就留到下一集：第三阶段 （注重实践时间管理的能力）再分享。